Facturación electrónica, 5 claves para entenderla

La facturación electrónica es el reemplazo de la factura comercial, solo que se maneja a través de los nuevos medios electrónicos. Si es cierto, que esta nueva manera de registrar las transacciones es nueva. La facturación en linea es un método novedoso y muy eficiente que puede ayudar a los negocios. A través de diferentes software contables se puede controlar y monitorizar la factura electrónica.

El día de hoy, queremos presentarles estas 5 claves para entender la facturación electrónica, el como realizarla y los diferentes métodos que pueden encontrar a la hora de realizar facturación en linea. Es bueno aclarar, que cada país tiene su normatividad frente a la facturación electrónica, sus usos y sus métodos para manejarse a través de software contable.

Cada país y cada negocio dependiendo de su necesidad puede implementar este sistema de facturación electrónica o no, walmart maneja un sistema de facturación sams. Entre este y otros ejemplos se pueden encontrar para explicar claramente la facturación electrónica.

Y aquí empezamos con estas 5 claves para entender la facturación electrónica:

1. Aclaremos términos

Comprobantes fiscales: Documentos que se obtienen cuando compras un bien o adquieres un servicio, también esta la renta de bienes inmuebles.

Factura electrónica: Es aquel documento que se emite por un medio electrónico y cumple con las características legales para el uso, por parte de la empresa. Primordialmente debe estar en un formato XML, con una representación impresa en PDF. Se puede entregar por Internet, Cd o Usb.

El nombre legal de la factura en linea es Comprobante fiscal digital por Internet o la reconocida CFDI.

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2. Beneficios

Como principal beneficio, se encuentra el ahorro en gastos administrativos que varía entre un 40 y un 80%

Entre otros beneficios se encuentra:

  • La factura electrónica es ecológica
  • Los procesos de auditoria son más sencillos
  • Mayor seguridad con los documentos
  • Agilidad en la localización de la información
  • Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos
  • Reduce errores en el proceso administrativo.

3. Firma electrónica

Todas estas facturas electrónicas deben llevar una firma que las certifique. Para representación de la empresa y para evitar falsificaciones de algún tipo. Para cada formato existe una forma peculiar de codificar la firma electrónica. XML. El formato de firma electrónica se denomina XAdES y se rige por la especificación TS 101 903. PDF. El formato de firma de Adobe (derivado de PKCS#7) queda embebido dentro del formato PDF y permite asociar una imagen, por lo que es uno de los más adecuados para su visualización.

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4. Normatividad por países

Cada país a través de la entidad del gobierno reguladora, a generado sus propias normas para manejar todo lo referente al comercio electrónico y las facturas digitales. Entre los países que tienen su normativa al respecto de la factura electrónica encontrarán a Argentina, Chile, México, Costa Rica, Colombia y Australia además de toda la unión Europea. Gracias a estas normativas,  se ha regulado todo lo respectivo a los comprobantes fiscales y al CFDI de cada empresa.

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5 Facturación electrónica gratis

Varias entidades han colaborado con la implementación de este sistema en los diferentes países. México a través del servicio de administración tributaria, ponen al servicio de facturación electrónica gratis. En donde podrán realizar paso a paso la facturación electrónica gratis.

Puedes investigar más sobre este tema en:

 http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/Paginas/servicio_generacion_cfdi.aspx